Promocja projektów dla zadań realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko – Pomorskiego na lata 2014 – 2020, w tym: CZĘŚĆ II: Organizacja imprez plenerowych promujących: 1.1. Przebudowę wraz z rozbudową drogi wojewódzkie

Order Newsletter: 2018 Position: (oferta nr 3363361)

Client

Zarząd Dróg Wojewódzkich w Bydgoszczy

State

kujawsko-pomorskie

Address

85-010 Bydgoszcz, ul. Dworcowa 80

Phone

52 3705717

Fax

52 3705740

E-Mail

zamowienia@zdw-bydgoszcz.pl

Created

2018-05-25

Section I - The contracting

I.1) Name and address: Zarząd Dróg Wojewódzkich w Bydgoszczy ul. Dworcowa 80 85-010 Bydgoszcz kujawsko-pomorskie tel. 52 3705717 fax. 52 3705740 REGON 092364160

I.2) Type of contracting: Administracja samorządowa

Section II - Object of the contract

II.1) Definition of contract object

II.1.1) Name of order: Promocja projektów dla zadań realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko – Pomorskiego na lata 2014 – 2020, w tym: CZĘŚĆ II: Organizacja imprez plenerowych promujących: 1.1. Przebudowę wraz z rozbudową drogi wojewódzkie

II.1.2) Type of contract: Services

II.1.3) Definition and size or range of contract: W ramach zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania i przeprowadzenia czterech imprez plenerowych promujących: 2.1. „Przebudowę wraz z rozbudową drogi wojewódzkiej nr 265 Brześć Kujawski – Gostynin od km 0+003 km19+117 w zakresie dotyczącym budowy ciągów pieszo-rowerowych” – impreza plenerowa z udziałem elementów sportowo-rekreacyjnych w m. Łagiewniki 19, Kruszyn od godziny 15.00. 2.2. „Przebudowę i rozbudowę drogi wojewódzkiej Nr 559 na odcinku Lipno-Kamień Kotowy – granica województwa”: a) impreza plenerowa z udziałem elementów sportowo-rekreacyjnych w Chrostkowie, plac przy Szkole Podstawowej od godziny 16.00, b) impreza plenerowa z udziałem elementów sportowo-rekreacyjnych w Tłuchowie, Stadion Gminny od godziny 15.00. c) impreza plenerowa z udziałem elementów sportowo-rekreacyjnych w Dobrzyniu nad Wisłą, ul. Zjazd (Bulwar nad Wisłą) od godziny 15.00. Poprzez imprezę plenerową Zamawiający rozumie przede wszystkim działania (np. zawody sportowe, konkurencje sportowe, zabawy sportem, animacje, pokazy, występy, konkursy itp.):  nawiązujące tematyką do współzawodnictwa sportowego oraz zasad fair-play,  cechujące się różnorodnością (różne dyscypliny/zabawy sportowe cechujące się różnym poziomem trudności i umiejętności),  interaktywne – włączające do udziału i zabawy uczestników festynów,  skierowane do uczestników festynów w różnym wieku (zarówno dzieci, dorosłych, jak i osób starszych). Przy jednoczesnym przekazywaniu informacji potencjalnym uczestnikom imprezy o Unii Europejskiej oraz o inwestycjach prowadzonych na przedmiotowych odcinkach dróg. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do: 1) Zabezpieczenia technicznego i organizacyjnego imprez zgodnie z wymaganiami technicznymi miejsca realizacji eventu. 2) Zagwarantowania bezpieczeństwa wszystkich uczestników imprez; wszelkie atrakcje/aktywności zapewnione podczas imprezy muszą posiadać wymagane prawem atesty/certyfikaty bezpieczeństwa i być zgodne z przepisami prawa. 3) Rozstawienia stoiska promocyjnego w postaci minimum 1 namiotu. 4) Dystrybucji materiałów informacyjno - promocyjnych danej drogi wojewódzkiej objętej dofinansowaniem w ramach RPO Województwa Kujawsko – Pomorskiego. 5) Emisji audio i video spotów promocyjnych zaakceptowanych przez Zamawiającego 2 dni robocze przed rozpoczęciem imprezy plenerowej. 6) Przygotowania niezbędnej dokumentacji i dokonania wszelkich uzgodnień potrzebnych do realizacji imprez zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (jeżeli takie będą wymagane). 7) Zapewnienia utrzymania porządku w miejscu przeprowadzania imprez oraz posprząta terenu po ich zakończeniu wraz z wywozem śmieci, a także zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników na składowanie ewentualnych odpadów podczas trwania imprez. 8) Zapewnienia co najmniej jednej toalety przenośnej z obsługą i wywozem. Toaleta zostanie ustawiona w sposób niezakłócający wizualnie przestrzeni wydarzenia. – dotyczy tylko imprezy plenerowej w Dobrzyniu nad Wisłą. 9) Ubezpieczenia OC imprezy od następstw nieszczęśliwych wypadków NNW dla 200 uczestników i przedstawienia Zamawiającemu w terminie 2 dni roboczych przed datą rozpoczęcia poszczególnych imprez kopii polisy ubezpieczeniowej przedmiotowej imprezy. 10) Zapewnienie ciągłej ochrony imprez przez co najmniej 2 pracowników ochrony legitymujących się ważną licencją pracownika ochrony fizycznej. 11) Zapewnienie obecności podczas każdej imprezy minimum 1 ratownika medycznego posiadającego co najmniej roczne doświadczenie w zakresie ratownictwa medycznego. 12) Zapewnienie sprzętu w tym nagłośnienia, akcesoriów i obsługi niezbędnej do zorganizowania i przeprowadzenia wszystkich wydarzeń/aktywności przewidzianych podczas imprezy. 13) Zapewnienie nagród przewidzianych dla uczestników imprez. 14) Zapewnienie pełnej obsługi i personelu niezbędnego do właściwego przebiegu każdej z imprez (w sposób nieprzerwany) w tym co najmniej: a) po 1 osobie do obsługi poszczególnych atrakcji/aktywności, b) 2 osób do rozdawania materiałów informacyjno-promocyjnych, c) konferansjera/moderatora, który będzie osobą przeprowadzającą konkursy wiedzy przybliżającego tematykę Unii Europejskiej i budowy dróg wojewódzkich, oraz będzie informował o finansowaniu imprezy ze środków unii europejskiej. Praca osób obsługujących, w tym animatorów, powinna być zorganizowana w sposób ciągły tzn. ilość ww. osób powinna być odpowiednia do przeprowadzanych zabaw/atrakcji tak, by nie było przerw. 15) Zapewnienia tablic informacyjnych z dokładnym planem rozbudowy i przebiegu drogi, której dotyczy impreza wraz z minimum 10 tablicami obrazującymi prace budowlane na przedmiotowych drogach. Wielkość tablic co najmniej 1mx1m każda, wykonane z materiału typu PCV lub plexi. Nadruk jednostronny, pełny kolor (4+0). Tablice przystosowane do zmiennych warunków atmosferycznych. 16) Na wszystkich tablicach Wykonawca ma obowiązek zastosować elementy klucza graficznego dedykowanego całemu wydarzeniu. Ostateczne projekty tablic Wykonawca ma obowiązek przedstawić do akceptacji Zamawiającego 2 dni robocze przed rozpoczęciem imprezy plenerowej. Wykonawca po zakończeniu eventów przekaże tablice Zamawiającemu. 17) Zapewnienia dokumentacji filmowej i fotograficznej, w tym: a) Relację fotograficzną (min. 100 zdjęć) z całego festynu o minimalnej rozdzielczości zdjęć 300 dpi zapisaną na płycie CD/DVD pozbawionej możliwości ponownego zapisu. b) Materiał reklamowy o długości maksymalnej 3 min. będący kompilacją najciekawszych momentów imprezy, nagrany w rozdzielczości HD w formacie *.avi lub *.mpeg, oraz *flv, *qt. Materiał reklamowy przeznaczony będzie do prezentacji w Internecie oraz do wykorzystywania przez Zamawiającego w prowadzonych przez niego działaniach promocyjnych. Materiał musi posiadać podkład muzyczny zaakceptowany przez Zamawiającego (Wykonawca przedstawi min. 4 różnych linii melodycznych bez wokalu do akceptacji Zamawiającego). c) Wykonawca zapewni sprzęt najwyższej jakości, a tym samym zadba o wysoką jakość wykonanych nagrań. Dostosuje technologię nagrywania oraz obróbki w taki sposób, by Zamawiający mógł również dokonać modyfikacji otrzymanych materiałów audiowizualnych na potrzeby użycia ich fragmentów np. w programach telewizyjnych oraz spotach promujących RPO. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wytworzone materiały filmowe co najmniej na dwóch nośnikach elektronicznych. d) Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do wykonanego przedmiotu zamówienia na wszystkich polach eksploatacji, m.in.: - rozpowszechniania i kopiowania; - wykorzystania w całości lub w części; - do opracowywania innych materiałów o charakterze promocyjno-reklamowym; - przetwarzania i utrwalania; - zwielokrotniania wszelkimi technikami; - wprowadzania do pamięci komputera; - publicznego prezentowania i udostępniania 18) Opracowania końcowego raportu z przeprowadzonej imprezy. Raport musi zawierać materiały dowodowe, świadczące o prawidłowej realizacji wszelkich działań podjętych w ramach kampanii, m.in.: - informację o szacunkowej liczbie osób, które uczestniczyły w każdej z imprez; - dla działań promujących każdą imprezę – dokumentację wszystkich form przeprowadzonej promocji np. reklama w prasie - egzemplarz gazety, promocja w Internecie-wydrukowany screen każdej formy reklamy, materiały drukowane – po jednym egzemplarzu każdego materiału; - materiał zdjęciowy dołączony w na płycie CD/DVD; - reportaż promocyjny oraz film dokumentujący event dołączone na płycie DVD; Raport musi zostać dostarczony w wersji papierowej (podpisany przez Wykonawcę) oraz w wersji elektronicznej. Wykonawca przekaże Zamawiającemu raport z każdej imprezy nie później niż 14 dni po zakończeniu imprezy. Całościowy raport z przeprowadzonych imprez zostanie przekazany najpóźniej do 15 października 2018 roku.. Dodatkowo Wykonawca: 19) Stawi się w siedzibie Zamawiającego w terminie ustalonym z Zamawiającym, celem omówienia szczegółów dotyczących przygotowania i przeprowadzenia imprez. 20) Zobowiązuje się w dniu organizacji każdej z imprez pozostać w pełnej dyspozycji Zamawiającego i wykonywać wszystkie czynności niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia imprezy. 21) Zobowiązuje się świadczyć usługi ze szczególną starannością i poufnością, zgodnie z obowiązującymi standardami, gwarantując jednocześnie najwyższy poziom tych usług. 22) Wszystkie materiały wytworzone w ramach imprez ( np. plakaty, ogłoszenia/publikacje w prasie, w Internecie, spoty radiowe i inne, zależne od koncepcji Wykonawcy) muszą zawierać zestawienie logotypów lub/i informację o finansowaniu ze środków Unii Europejskiej, zgodnie z wytycznymi http://www.mojregion.eu/index.php/rpo/poznaj-zasady dla umów zawartych przed 01 styczniem 2018r 23) Wszelkie materiały i projekty przygotowane w ramach imprez wymagają akceptacji Zamawiającego i muszą być przekazane do akceptacji Zamawiającego w terminie umożliwiającym wprowadzenie ewentualnych poprawek (co najmniej na 2 dni robocze przed ich drukiem / dystrybucją / emisją). 24) Zamawiający ma prawo do korekt merytorycznych, stylistycznych i graficznych na każdym etapie realizacji zadania. Uwagi będą przekazywane Wykonawcy telefonicznie lub e-mailowo. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawcy do osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego na własny koszt, na każdym etapie realizacji zadania celem przekazania uwag. 25) Wykonawca wyznaczy z imienia i nazwiska co najmniej jedną osobę do kontaktów z Zamawiającym w trakcie przygotowania i realizacji niniejszego zamówienia, jak również podczas trwania imprez, która będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. 26) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie oraz zgłaszania zastrzeżeń do sposobu i zakresu wykonania przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę, które Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić. 27) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody w mieniu Wykonawcy powstałe w związku z wykonywaniem niniejszego zamówienia. 28) Wszelkie atrakcje/aktywności wskazane w koncepcji imprez muszą posiadać wymagane prawem atesty/certyfikaty bezpieczeństwa i być zgodne z przepisami prawa. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Organizacja i przeprowadzenie imprezy plenerowej w terminie: 1.1. w ramach „przebudowy wraz z rozbudową drogi wojewódzkiej nr 265 Brześć Kujawski – Gostynin od km 0+003 km19+117 w zakresie dotyczącym budowy ciągów pieszo-rowerowych” w dniu 15 września 2018 roku. 1.2. w ramach „przebudowy i rozbudowy drogi wojewódzkiej Nr 559 na odcinku Lipno-Kamień Kotowy – granica województwa”: a) impreza plenerowa z udziałem elementów sportowo-rekreacyjnych w Chrostkowie w dniu 17 czerwca 2018 roku b) impreza plenerowa z udziałem elementów sportowo-rekreacyjnych w Tłuchowie w dniu 1 września 2018 roku c) impreza plenerowa z udziałem elementów sportowo-rekreacyjnych w Dobrzyniu nad Wisłą w dniu 15 sierpnia 2018 roku 2. Uprzątnięcie terenu tego samego dnia do godziny 23:00.

II.1.4) Common Procurement Vocabulary (CPV): 79342200-5

II.1.5) Whether submitting a partial offer: no

II.1.6) Whether submitting a variant offer: no

II.1.7) Is expected to provide supplementary contracts: no

Section III - Information on legal, economic, financial and technical

III.1) Conditions relating to the contract:

Security deposit: No information

Section IV - The tender procedure

IV.1) Contract awarding procedure: open tender

IV.2) Tender evaluation criteria:

IV.2.1) Tender evaluation criteria: No information

IV.2.2) An electronic auction will be used: no

IV.3) Administrative information:

IV.3.1) The website address, which is available terms of reference: No information

IV.3.4) Time limit for receipt of requests to participate or tenders: No information